Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w wnioskowaniu o naliczenie dotacji dla szkół i placówek nieprowadzonych przez Gminę Lublin
1. Administrator i wyznaczony IOD
Administratorem danych przetwarzanych w aplikacji jest Gmina Lublin, reprezentowana przez Prezydenta Miasta Lublin z siedzibą plac Króla Władysława Łokietka 1 20-109 Lublin. W celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych oraz w celu zapewnienia monitorowania ochrony danych wyznaczono Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych oraz przysługujących uprawnień i warunków skorzystania z tych uprawnień, wynikających z korzystania z Serwisu poprzez email, na adres lub pisemnie, na adres: plac Króla Władysława Łokietka 1, 20–109 Lublin.
2. Cel przetwarzania danych
Dane w aplikacje przetwarzane są w celu złożenia wniosku o naliczenie dotacji dla placówki oświatowej, której organem prowadzącym nie jest Gmina Lublin.
3. Zakres danych
Placówki publiczne i niepubliczne w aplikacji dotacje wprowadzają następujące dane o uczniach: imię nazwisko, pesel, data urodzenia, szkoła, posiadane orzeczenia/opinie o niepełnosprawności.
4. Podstawy prawne przetwarzania danych
Dane w aplikacji przetwarzane są w oparciu o podstawę prawną określoną w Ustawie o Finansowaniu Zadań Oświatowych, tj. Ustawa z dnia 27 października 2017 roku.
5. Okres przetwarzania danych
Podstawą działania jest instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt. Dane przetwarzane w ramach aplikacji stanowią część dokumentacji niearchiwalnej. Dokumentacja niearchiwalna ma tylko czasowe praktyczne znaczenie i podlega wybrakowaniu po upływie określonego przepisami okresu jej przechowywania. Taka dokumentacja jest oznaczona symbolem BE z przypisanym symbolem cyfry arabskiej oznaczającym okres jej przechowywania – zazwyczaj przyjmuje się, wnioski o naliczenie dotacji są oznaczone symbolem BE10, co oznacza, że po upływie 10 lat (najczęściej po upływie pełnego roku kalendarzowego, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia sprawy, tj. po upływie 10 lat od ukończenia postępowania wypłaty subwencji) taka dokumentacja jest poddawana ekspertyzie ze względu na swoją treść, charakter i znaczenie, a następnie brakowana. Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja niearchiwalna samorządowych jednostek organizacyjnych może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt oraz po uznaniu, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się na wniosek kierownika jednostki. Zasady sporządzania wniosku określono w § 9 rozporządzenia w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) – art. 5 ust. 1 pkt 2.
Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. z 2015, poz. 1743 ze zm.) – § 9.
6. Odbiorcy/procesory danych
Dane osobowe Usługobiorców przekazywane są dostawcom usług, z których korzysta Administrator przy prowadzeniu Serwisu. Dostawcy usług, którym są przekazywane dane osobowe, podlegają poleceniom Administratora co do celów i sposobów przetwarzania tych danych (podmioty przetwarzające).
Do podmiotów przetwarzających należy:
VULCAN sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Wołowskiej 6, 51-116 Wrocław, posiadająca numer NIP: 898-001-44-51 i REGON: 005993000 wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia - Fabrycznej we Wrocławiu VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000153176.
W przypadku skierowania żądania, Administrator udostępnia dane osobowe uprawnionym organom państwowym, w szczególności sądom powszechnym, prokuraturze, policji, Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji
i Konsumentów lub Prezesowi Urzędu Komunikacji Elektronicznej.
7. Prawa usługobiorcy
- prawo dostępu do danych osobowych,
- prawo żądania sprostowania/poprawienia danych osobowych
- prawo żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach określonych w art. 17 RODO
- prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych , w przypadkach określonych w art. 18 RODO
- prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie danych, które przetwarzane będą na podstawie zgody
- prawo do przenoszenia Pani/Pana danych osobowych, w przypadkach określonych w art 20 RODO
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w sytuacji gdy uzna Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych
8. Informacja o przekazywaniu danych do krajów trzecich
Dane osobowe Użytkownika nie będą, przekazywane do krajów trzecich w rozumieniu RODO. W związku z tym dane osobowe nie trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).
9. Profilowanie usługobiorców
Nie stosuje się profilowania użytkowników
