Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w dokonywaniu opłat za pobyt w przedszkolach, o. przedszkolnych, bursach oraz opłat za korzystanie ze stołówek szkolnych, a także informowaniu o stanie należności z tego tytułu
1. Administrator i wyznaczony IOD
Wskazanie Administratora Danych oraz Inspektora Ochrony Danych uzależnione jest od Jednostki Oświatowej, do której składany jest wniosek kandydata. Szczegółowe zestawienie wraz z danymi kontaktowymi znajduje się w tabeli.
2. Cel przetwarzania danych
Dane w aplikacje przetwarzane są w celu informowania o należnościach i stanie opłat rodzica lub pełnoletniego wychowanka względem Jednostki Oświatowej z tytułu wyżywienia lub pobytu. Przetwarzanie danych w procesie umożliwia również dokonywanie płatności elektronicznie.
3. Zakres danych
Dane przedszkolaka, ucznia lub wychowanka: imię i nazwisko przedszkolaka, adres zamieszkania, numer PESEL, dane kontaktowe. Dane opiekunów: imiona i nazwiska adres zamieszkania, dane kontaktowe. Obecności przedszkolaka, ucznia lub wychowanka, stan opłat i należności przedszkolaka lub wychowanka.
4. Podstawy prawne przetwarzania danych
Dane przetwarzane są w oparciu o art. 6 lit b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych), w celu realizacji umowy.
5. Okres przetwarzania danych
Podstawą działania jest instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt. Dane przetwarzane w ramach aplikacji stanowią część dokumentacji niearchiwalnej. Dokumentacja niearchiwalna ma tylko czasowe praktyczne znaczenie i podlega wybrakowaniu po upływie określonego przepisami okresu jej przechowywania. Taka dokumentacja jest oznaczona symbolem B z przypisanym symbolem cyfry arabskiej oznaczającym okres jej przechowywania – zazwyczaj przyjmuje się, że tego typu dokumenty są oznaczone symbolem B5, co oznacza, że po upływie 5 lat (najczęściej po upływie pełnego roku kalendarzowego, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia sprawy, tj. po upływie 5 lat od opuszczenia przez ucznia, wychowanka lub przedszkolaka placówki oświatowej) taka dokumentacja jest brakowana.
Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja niearchiwalna samorządowych jednostek organizacyjnych może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt oraz po uznaniu, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się na wniosek kierownika jednostki. Zasady sporządzania wniosku określono w § 9 rozporządzenia w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) – art. 5 ust. 1 pkt 2.
Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. z 2015, poz. 1743 ze zm.) – § 9.
6. Odbiorcy/procesory danych
Dane osobowe Usługobiorców przekazywane są dostawcom usług, z których korzysta Administrator przy prowadzeniu Serwisu. Dostawcy usług, którym są przekazywane dane osobowe, podlegają poleceniom Administratora co do celów i sposobów przetwarzania tych danych (podmioty przetwarzające).
Do podmiotów przetwarzających należy:
VULCAN sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Wołowskiej 6, 51-116 Wrocław, posiadająca numer NIP: 898-001-44-51 i REGON: 005993000 wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia - Fabrycznej we Wrocławiu VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000153176.
COIG S. A. z siedzibą w Katowicach przy ul. Mikołowskiej 100, 40-065 Katowice, posiadająca numer NIP: 634-013-42-05 i REGON: 272171512 wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód Wydział VIII Gospodarczy-KRS w Katowicach, pod numerem KRS 92497.
W przypadku skierowania żądania, Administrator udostępnia dane osobowe uprawnionym organom państwowym, w szczególności sądom powszechnym, prokuraturze, policji, Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów lub Prezesowi Urzędu Komunikacji Elektronicznej.
7. Prawa usługobiorcy
- prawo dostępu do danych osobowych,
- prawo żądania sprostowania/poprawienia danych osobowych
- prawo żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach określonych w art. 17 RODO
- prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych , w przypadkach określonych w art. 18 RODO
- prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie danych, które przetwarzane będą na podstawie zgody
- prawo do przenoszenia Pani/Pana danych osobowych, w przypadkach określonych w art 20 RODO
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w sytuacji gdy uzna Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych
8. Informacja o przekazywaniu danych do krajów trzecich
Dane osobowe Użytkownika nie będą, przekazywane do krajów trzecich w rozumieniu RODO. W związku z tym dane osobowe nie trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).
9. Profilowanie usługobiorców
Nie stosuje się profilowania użytkowników
