Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w wnioskowaniu o stypendia prezydenckie
1. Administrator i wyznaczony IOD
Administratorem danych przetwarzanych w aplikacji jest Gmina Lublin, reprezentowana przez Prezydenta Miasta Lublin, z siedzibą plac Króla Władysława Łokietka 1 20-109 Lublin. W celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych oraz w celu zapewnienia monitorowania ochrony danych wyznaczono Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych oraz przysługujących uprawnień i warunków skorzystania z tych uprawnień, wynikających z korzystania z Serwisu poprzez email, na adres iod@lublin.eu lub pisemnie, na adres: plac Króla Władysława Łokietka 1, 20–109 Lublin.
2. Cel przetwarzania danych
Dane w aplikacje przetwarzane są w celu złożenia wniosku o wyróżnienie Prezydenckie, a w konsekwencji obsługi i wypłaty stypendium.
3. Zakres danych
Imię nazwisko, adres, klasa nazwa szkoły, pesel, Dane posiadacza rachunku (imię nazwisko numer rachunku bankowego). Dane zgodnie z uchwałą NR 363/X/2019 Rady Miasta Lublin (zm. 622/XIX/2020).
4. Podstawy prawne przetwarzania danych
Dane przetwarzane są w oparciu o podstawę prawną: uchwała nr 873/XXVII/2021 Rady Miasta Lublin z dnia 25 marca 2021 r. w sprawie zmiany uchwały nr 363/X/2019 Rady Miasta Lublin z dnia 17 października 2019 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków udzielania pomocy dzieciom i młodzieży, form i zakresu tej pomocy oraz trybu postępowania w tych sprawach w związku z realizacją Programu wspierania na terenie Lublina edukacji uzdolnionych dzieci i młodzieży.
5. Okres przetwarzania danych
Podstawą działania jest instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt. Wnioskowanie o zwrot kosztów kształcenia młodocianego pracownika, jest dokumentacją niearchiwalną, ponieważ ma tylko czasowe, praktyczne znaczenie i podlega wybrakowaniu po upływie określonego przepisami okresu jej przechowywania. Taka dokumentacja jest oznaczona symbolem BE oznacza się dokumentację, która po upływie określonego czasu, zapisanego w formie liczby arabskiej po symbolu BE, podlega ekspertyzie ze względu na swoją treść, charakter i znaczenie. – zazwyczaj przyjmuje się, że dokumentacja z zakresu nagród Prezydenta jest oznaczona symbolem BE10, co oznacza, że po upływie 10 lat (najczęściej po upływie pełnego roku kalendarzowego, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia sprawy, tj. po upływie 10 lat od wypłaty stypendium) taka dokumentacja poddawana jest ekspertyzie i brakowana.
Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja niearchiwalna samorządowych jednostek organizacyjnych może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt oraz po uznaniu, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się na wniosek kierownika jednostki. Zasady sporządzania wniosku określono w § 9 rozporządzenia w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) – art. 5 ust. 1 pkt 2.
Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. z 2015, poz. 1743 ze zm.) – § 9.
6. Odbiorcy/procesory danych
Dane osobowe Usługobiorców przekazywane są dostawcom usług, z których korzysta Administrator przy prowadzeniu Serwisu. Dostawcy usług, którym są przekazywane dane osobowe, podlegają poleceniom Administratora co do celów i sposobów przetwarzania tych danych (podmioty przetwarzające).
Do podmiotów przetwarzających należy:
VULCAN sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Wołowskiej 6, 51-116 Wrocław, posiadająca numer NIP: 898-001-44-51 i REGON: 005993000 wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia - Fabrycznej we Wrocławiu VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000153176.
Witkac sp. z o.o. z siedzibą w Słupsku przy ul. H. Sienkiewicza 5a, 76-200 Słupsk, posiadająca NIP: 839-317-29-13 i REGON: 221910930 wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Gdańska – Północ w Gdańsku VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000468941.
W przypadku skierowania żądania, Administrator udostępnia dane osobowe uprawnionym organom państwowym, w szczególności sądom powszechnym, prokuraturze, policji, Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów lub Prezesowi Urzędu Komunikacji Elektronicznej.
7. Prawa usługobiorcy
- prawo dostępu do danych osobowych,
- prawo żądania sprostowania/poprawienia danych osobowych
- prawo żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach określonych w art. 17 RODO
- prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych , w przypadkach określonych w art. 18 RODO
- prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie danych, które przetwarzane będą na podstawie zgody
- prawo do przenoszenia Pani/Pana danych osobowych, w przypadkach określonych w art 20 RODO
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w sytuacji gdy uzna Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych
8. Informacja o przekazywaniu danych do krajów trzecich
Dane osobowe Użytkownika nie będą, przekazywane do krajów trzecich w rozumieniu RODO. W związku z tym dane osobowe nie trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).
9. Profilowanie usługobiorców
Nie stosuje się profilowania użytkowników
