KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
Na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 , art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L. z 2016 r. Nr 119, s.1), dalej „RODO”, informuję, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych oraz danych osobowych Pani/Pana córki/syna jest Prezydent Miasta Lublin; dane adresowe: plac Króla Władysława Łokietka 1, 20–109 Lublin.
2. Wyznaczony został inspektor ochrony danych, z którym może Pani/Pan kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych poprzez: email: lub pisemnie na adres Administratora danych.
3. Pani/Pana dane osobowe oraz dane osobowe Pani/Pana córki/syna będą przetwarzane w celu rozpatrzenia wniosku o przyznanie pomocy materialnej o charakterze socjalnym, tj. stypendium szkolnego lub zasiłku szkolnego, zaś w przypadku przyznania świadczenia przekazywania środków finansowych. Przetwarzanie danych osobowych nie wynikających z przepisów prawa, których podanie jest dobrowolne, tj. numeru telefonu ułatwi kontakt z wnioskodawcą na etapie rozpatrywania wniosku i ewentualnej realizacji przyznanej pomocy materialnej, zaś wykorzystanie numeru PESEL ucznia pozwoli na pobranie danych z systemu UONET, w zakresie imienia i nazwiska, adresu zamieszkania, daty urodzenia, pełnej nazwy i adresu szkoły, a tym samym umożliwi sprawne i prawidłowe autouzupełnienie wniosku.
Ponadto dane osobowe będą przetwarzane w celach archiwalnych.
Podstawą prawną przetwarzania są:
a) niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze oraz niezbędność ze względów związanych w ważnym interesem publicznym (art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO) wynikających z przepisów ustawy o systemie oświaty, kodeksu postępowania administracyjnego, uchwały Nr 1122/XLII/2014 Rady Miasta Lublin z dnia 26 czerwca 2014 r. zmieniającej uchwałę nr 671/XXIX/2005 Rady Miasta Lublin z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie regulaminu udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie miasta Lublin oraz ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
b) Pani/Pana zgoda na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli zostaną przekazane nam inne dane niż wynikające z przepisów prawa, (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), w szczególności numer telefonu którego przetwarzanie ułatwi realizację celu wskazanego w pkt 3 oraz numer PESEL ucznia.
4. Z danych osobowych będziemy korzystać przez czas realizacji zadania, a następnie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ze względu na cele archiwalne w interesie publicznym, cele badań naukowych lub historycznych lub cele statystyczne – przez 5 lat.
W przypadku przetwarzania danych na podstawie wyrażonej zgody dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanego celu określonego w pkt 3 lub do momentu cofnięcia zgody.
5. Pani/Pana dane mogą zostać przekazane:
a) organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działających na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
b) innym administratorom danych przetwarzającym dane we własnym imieniu, np. podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub bankową;
c) podmiotom, z którymi Administrator zawarł umowę na świadczenie usług dla systemów informatycznych wykorzystywanych przy ich przetwarzaniu. (VULCAN Sp. z o.o. ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław; COIG S.A. ul. Mikołowska 100, 40-065 Katowice; Witkac sp. z o. o., aleja Henryka Sienkiewicza 5a, 76-200 Słupsk).
6. W przypadku gdy uczeń uczęszcza do szkoły prowadzonej przez Miasto Lublin dane osobowe przekazywane są do szkoły, do której uczeń uczęszcza w celach określonych uchwałą Nr 1122/XLII/2014 Rady Miasta Lublin z dnia 26 czerwca 2014 r., tj. w szczególności sprawdzenia wniosku pod względem formalnym, przygotowania zbiorczego wykazu wniosków, przekazania wniosków wraz z załącznikami do Wydziału Oświaty i Wychowania Urzędu Miasta Lublin oraz realizacji wypłaty świadczenia. Ponadto dane są przekazywane w celu umożliwienia szkole niezwłocznego informowania organu, który przyznał stypendium o ustaniu przyczyn, które stanowiły podstawę przyznania stypendium szkolnego.
7. W przypadku gdy uczeń uczęszcza do szkoły prowadzonej przez podmiot inny niż Miasto Lublin dane osobowe w zakresie imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania ucznia są przekazywane do szkoły, do której uczeń uczęszcza w celu umożliwienia szkole niezwłocznego informowania organu, który przyznał stypendium o ustaniu przyczyn, które stanowiły podstawę przyznania stypendium szkolnego.
8. Pani/Pana dane osobowe oraz dane osobowe Pani/Pana córki/syna nie będą podlegać automatycznym sposobom przetwarzania danych opierających się na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, ani nie będą podlegać profilowaniu
9. Pani/Pana dane osobowe oraz dane osobowe Pani/Pana córki/syna nie trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).
10. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych oraz danych osobowych Pani/Pana córki/syna, przysługują Pani/Panu następujące prawa:
a) prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii w przypadkach o których mowa w art. 15 RODO;
b) prawo żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych w przypadkach, o których mowa w art. 16 RODO; prawo żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach określonych w art. 17 RODO;
c) prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach określonych w art. 18 RODO;
d) w przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby na przetwarzanie danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie, wycofania zgody można dokonać przesyłając informację o treści wycofania zgody na adres: oswiata@lublin.eu lub pismem za pośrednictwem operatora pocztowego na adres: Wydział Oświaty i Wychowania Urzędu Miasta Lublin, ul. Narutowicza 37/39, 20-016 Lublin, przesyłając informację za pośrednictwem platformy ePUAP lub przekazując informację osobiście. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
e) prawo wniesienie skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w sytuacji, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO);
f) prawo do przenoszenia danych osobowych w przypadkach określonych
w art. 20 RODO.
11. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych oraz danych osobowych Pani/Pana córki/syna jest wymogiem ustawowym; ich nieprzekazanie spowoduje niemożność realizacji przyznawania pomocy materialnej o charakterze socjalnym. W zakresie danych osobowych, które mogą być przetwarzane na podstawie Pani/Pana zgody, w szczególności numeru telefonu i numeru PESEL ucznia podanie ich jest dobrowolne, ale niepodanie utrudni komunikację z wnioskodawcą a tym samym sprawną realizację celu wskazanego w pkt 3, oraz może przyczynić się do powstania nieprawidłowości przy wypełnianiu wniosku.