Serwis Lublin.eu używa plików cookies. Brak zmiany ustawień przeglądarki oznacza zgodę na ich użycie.Zamknij

Drukuj stronę do PDF Kontrola realizacji zadań publicznych

Informacje dla Podmiotów realizujących zlecone zadania publiczne

Podmioty realizujące zadania publiczne, w zakresie prowadzenia zajęć szkoleniowych, prowadzenia zajęć w ramach aktywności fizycznej mieszkańców, jak również placówki oświatowe i obiekty sportowe, w ramach zleconych zadań publicznych, podlegają wizytacjom i kontrolom prowadzonych przez Wydział Sportu i Turystyki.

Wizytacje zajęć szkoleniowych mają charakter wizyt w miejscach prowadzenia szkolenia, prowadzenia zajęć w klasach profilowanych oraz pozalekcyjnych zajęć sportowych. Wizytowany Klub/ Szkoła ma obowiązek prowadzić dziennik zajęć szkoleniowych w formie elektronicznej, umieszczany na kalendarzu zajęć w dedykowanych programach  - tj. Sport Szkolny lub Kluby Sportowe.

Kluby sportowe i stowarzyszenia sportowe, które w wyniku ogłoszonych konkursów na realizację zadań publicznych, podpisały umowę z Gminą Lublin, po zakończeniu realizacji zadania podlegają obowiązkowej kontroli pod względem rachunkowo – księgowym.

Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania w zakresie kontroli rachunkowo – księgowej.

  • Koszty kwalifikowane jako katalog zamknięty znajdują się w Ogłoszeniu konkursu ofert Prezydenta Miasta Lublin w zakresie wspierania i upowszechniania kultury fizycznej – pkt VIII – zatem tylko takie koszty umieszczamy w  sprawozdaniu końcowym, jak były wcześniej podane w ofercie!
  • W wynagrodzeniach trzeba zwrócić uwagę na limity wynikające z ogłoszenia konkursu oraz formę zawarcia umowy (umowa zlecenie a umowa o dzieło). Do umowy o dzieło konieczne jest przedstawienie konkretnego, sprawdzalnego rezultatu stanowiącego istotę zawartej umowy (nie mogą być rozliczane umowy o dzieło zawarte tytułem obsługi medycznej, technicznej oraz księgowej). Pochodne od wypłaconych wynagrodzeń powinny być płacone w terminie realizacji zadania. Nie można rozliczać wynagrodzenia z tytułu prowadzonych zajęć SKS oraz zajęć w ramach klas profilowanych. Należy pamiętać, aby do umowy wolontariatu załączyć wycenę i dokumenty potwierdzające wykonanie pracy.
  • Przy ubezpieczeniach zawodników trzeba pilnować, aby okres ubezpieczenia zawodników był spójny z okresem realizacji zleconego zadania, a w przypadku ubezpieczeń zawartych w II/III/IV kwartale roku, mogą zostać rozliczone proporcjonalnie tj. za miesiące pokrywające się z terminem realizacji zadania. Ubezpieczenie nie musi być wykazane jako jeden z kosztów zadania – można jedynie wskazać, że uczestnicy zadania są nim objęci.
  • Na odwrocie każdego dokumentu związanego z realizacją zadania należy umieszczać opis merytoryczny wskazujący na związek wydatku z realizowanym zadaniem. Trzeba również zawierać informację określającą rodzaj i wysokość wydatkowanych środków. Należy pamiętać o każdorazowej informacji związanej ze zmianą np. trenera lub zmianą w harmonogramach. Zawodnicy wykazywani np. w zestawieniach kosztów podróży muszą być uczestnikami programu szkolenia, aby można było rozliczyć koszty ich uczestnictwa w zawodach.
  • Kiedy dotacja zostaje określona jako „pobrana w nadmiernej wysokości?”
  • zmniejszenie procentowe udziału środków własnych powoduje zwiększenie udziału dotacji w kontach zadania i przekroczenie limitów, o których mowa w § 4 umowy
  • znaczne zwiększenie udziałów środków własnych – każdą zmianę ich wysokości należy uzasadnić w uwagach, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania zadania
  • należy zwracać uwagę na wysokość każdego kosztu rozliczanego z dotacji, aby jego zmiana na pozycji kosztu nie wyniosła więcej niż 30% jego wysokości

Podczas realizacji zadania jakiekolwiek zmiany dokonane w zaktualizowanym kosztorysie, imiennym wykazie zawodników czy opisie poszczególnych działań należy na bieżąco zgłaszać. Zmiana kosztorysu wiąże się z zawarciem aneksu do umowy. Ewentualne inne zmiany, których nie zgłoszono należy uzasadniać w uwagach, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania zadania.

Sporządzając sprawozdanie w części merytoryczne należy zwrócić uwagę na cele realizacji zadania publicznego, opis osiągniętych rezultatów odnotowując dokładnie ile osób brało udział, w czym, gdzie, kiedy i jakie były rezultaty. Sprawozdanie powinno być sporządzone w czasie przeszłym.

Terminy, na które trzeba zwracać uwagę co roku:

  • termin realizacji zadania określony w ogłoszeniu konkursu i w umowie (§ 2 ust. 1 umowy)
  • termin wykorzystania dotacji określony w umowie (§ 2 oraz § 11)
  • termin złożenia sprawozdania – 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania
  • termin zwrotu dotacji niewykorzystanej – 15 dni od dnia zakończenia realizacji zadania

Zgłoś problem

X

Zauważyłeś niepoprawne działanie strony lub nieaktualne dane? Zgłoś to korzystając z poniższego formularza.

(wpisz wynik liczbowo)