Otwarty konkurs ofert na rozwój potencjału organizacji pozarządowych oraz podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie i zapewnienie funkcjonowania generatora ofert w latach 2024-2027

Prezydent Miasta Lublin ogłasza otwarty konkurs ofert na rozwój potencjału organizacji pozarządowych oraz podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie i zapewnienie funkcjonowania generatora ofert w latach 2024-2027. Termin składania ofert upływa 13 maja 2024 r. o godzinie 15:30.

Cel konkursu

Celem konkursu jest wybór najlepszej oferty/ofert dotyczącej/ych realizacji zadania publicznego polegającego na rozwoju potencjału organizacji pozarządowych oraz podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie i zapewnienie funkcjonowania generatora ofert w latach 2024-2027. W ramach konkursu wyróżnić można 3 główne cele:

Wsparcie szkoleniowe organizacji pozarządowych działających na rzecz mieszkańców i mieszkanek Lublina. Tematyka szkoleń powinna być wynikiem zbadania potrzeb wśród przedstawicieli i przedstawicielek trzeciego sektora w Lublinie.

Zapewnienie od 1 lipca 2024 roku do 31 grudnia 2027 roku ciągłego funkcjonowania generatora wniosków dla organizacji pozarządowych służącego do kompleksowej obsługi wszystkich otwartych konkursów ofert oraz dotacji w trybie 19a tzw. małych grantów, zlecanych przez Gminę Lublin.

Zapewnienie od 1 lipca 2024 roku do 31 grudnia 2027 roku funkcjonowania kompleksowego narzędzia do e-mail marketingu, które umożliwi tworzenie i dystrybucję m.in. mailingu i newslettera wśród zarejestrowanych użytkowników i użytkowniczek zainteresowanych szeroko pojętą tematyką partycypacji społecznej.

Opis zadania

W odniesieniu do celu nr 1:

Wsparcie szkoleniowe organizacji pozarządowych działających na rzecz mieszkańców i mieszkanek Lublina. Tematyka szkoleń powinna być wynikiem zbadania potrzeb wśród przedstawicieli i przedstawicielek trzeciego sektora w Lublinie. Wsparcie powinno obejmować zarówno otwarte szkolenia/spotkania, jak i indywidualne konsultacje.

W odniesieniu do celu nr 2:

Zapewnienie od 1 lipca 2024 roku do 31 grudnia 2027 roku ciągłego funkcjonowania generatora wniosków dla organizacji pozarządowych służącego do obsługi wszystkich otwartych konkursów ofert oraz dotacji w trybie 19a tzw. małych grantów, zlecanych przez Gminę Lublin. Ciągłe funkcjonowanie obejmuje dostęp do serwisu, jego utrzymanie, bieżącą obsługę i wsparcie techniczne. Generator wniosków będzie w szczególności obejmował:

• moduł ogłaszania konkursów;
• moduł przygotowania ofert (formularze zgodne z aktualnym rozporządzeniem i ustawą);
• moduły oceny ofert: formalnej, merytorycznej (zgodnie z aktualną procedurą dotacyjną); generator wniosków powinien uwzględniać zmiany procedur dotacyjnych wprowadzane przez Gminę Lublin w trakcie realizacji zadania;
• moduł przygotowania umów i aneksów;
• moduł sprawozdawczości z realizacji zadań publicznych przez organizacje;
• indywidualne opracowanie wzoru wniosku i wzoru umowy.

Generator wniosków powinien odwzorowywać struktury Urzędu Miasta Lublin i Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Lublinie z jednoczesnym rozróżnieniem ról oraz uprawnień użytkowników w zależności od poziomu struktury, do której został przypisany. Użytkownikom zewnętrznym powinien umożliwiać podgląd do bazy podmiotów ogłaszających konkursy wraz z przeprowadzanymi przez nie naborami. Ponadto całość powinna być obsługiwana przez funkcjonalną wyszukiwarkę. Generator wniosków powinien posiadać warstwę wewnętrzną umożliwiającą tworzenie naborów, zgodzie z obowiązującymi przepisami wraz z możliwością administrowania nimi oraz tworzenia statystyk w oparciu o gromadzone w systemie dane. Warstwa zewnętrzna generatora wniosków powinna pozwalać organizacjom na uczestnictwo w przeprowadzanych przez Gminę Lublin naborach z możliwością przygotowania i złożenia ofert w wersji elektronicznej oraz zapewnić dostęp do informacji o przyznanych lub nieprzyznanych dotychczas dotacjach.

Oferent zapewni Gminie Lublin nieograniczony i wyłączny dostęp do panelu administratora w generatorze wniosków. Generator ofert powinien obsługiwać 800 ofert/rok wprowadzonych do Systemu w ramach konkursów ogłaszanych przez Gminę Lublin.

Wsparcie pracowników i pracowniczek Urzędu Miasta Lublin i Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Lublinie w obsłudze generatora wniosków nie jest zadaniem oferenta i będzie realizowane przez Urząd Miasta Lublin. Gmina Lublin wskaże w umowie o powierzenie realizacji zadania publicznego koordynatora zadania, w części dotyczącej wsparcia urzędników w obsłudze generatora wniosków.

Gmina Lublin zastrzega sobie prawo do zawarcia w umowie o powierzenie, postanowienia, zgodnie z którym, w przypadku niezrealizowania, czy nienależytego realizowania przez Zleceniobiorcę działania dotyczącego zapewnienia generatora wniosków możliwe będzie odstąpienie przez Gminę Lublin od całości umowy. W umowie realizacji zadania publicznego wskazany zostanie maksymalny czas reakcji Zleceniobiorcy na awarie generatora wniosków.

Gmina Lublin zastrzega sobie także prawo do zawarcia w umowie o powierzenie zapisów obligujących oferenta do:

- uwzględniania wszystkich wytycznych Gminy Lublin dotyczących funkcjonowania generatora wniosków, w tym także zobligowanie Zleceniobiorcy do uwzględniania bieżących wytycznych wydawanych przez Zleceniodawcę na etapie wykonywania zadania publicznego,

- w przypadku gdyby oferta przewidywała powierzenie tej części zadania podmiotowi trzeciemu – obligujących oferenta do uzyskania akceptacji Gminy Lublin zapisów umowy powierzającej część zadania podmiotowi trzeciemu.

W zaproponowanej ofercie część III „Opis zadania” należy szczegółowo opisać i wskazać proponowane działania oraz formy ich realizacji.

W odniesieniu do celu nr 3:

Zapewnienie od 1 lipca 2024 roku do 31 grudnia 2027 roku funkcjonowania kompleksowego narzędzia do e-mail marketingu, które umożliwi tworzenie i dystrybucję m.in. mailingu i newslettera wśród zarejestrowanych użytkowników i użytkowniczek zainteresowanych szeroko pojętą tematyką partycypacji społecznej. Narzędzie to powinno umożliwiać budowę listy kontaktów, wysyłanie maili, w tym również z cyklicznym newsletterem, autoresponderów, personalizowanych komunikatów. Narzędzie to powinno również zawierać komponenty do raportowania i statystyk.

Realizacja zadania powinna zostać ściśle dopasowana do potrzeb odbiorców. W związku z tym „Harmonogram” należy szczegółowo rozpisać na miesiące działania jedynie w roku 2024 i 2025. Na pozostałe lata 2026 i 2027 oferent może rozpisać działania bardziej ogólnie w podziale na kwartały. Szczegółowe harmonogramy działań w tych latach będą tworzone w oparciu o zapotrzebowanie odbiorców działań. Ta sama zasada powinna być zastosowana przy konstruowaniu części IV. „Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego”. Oferent/oferenci powinni przedstawić szczegółową kalkulację kosztów w każdym zadaniu na rok 2024 i 2025 oraz ogólne kalkulacje na lata następne, tj. 2026 i 2027.

Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację tego zadania

1. W 2024 roku, w konkursie na realizację zadania przeznaczono w budżecie Miasta Lublin 38 000,00 zł (trzydzieści osiem tysięcy złotych 00/100). W 2025 roku na realizację zadania publicznego zaplanowano kwotę w wysokości 92 000,00 zł (dziewięćdziesiąt dwa tysiące złotych 00/100). W 2026 roku na realizację zadania publicznego zaplanowano kwotę w wysokości 97 000,00 zł (dziewięćdziesiąt siedem tysięcy złotych 00/100). W 2027 roku na realizację zadania publicznego zaplanowano kwotę w wysokości105 000,00 zł (sto pięć tysięcy złotych 00/100).

2. Zastrzega się prawo do zmniejszenia bądź zwiększenia środków przeznaczonych do rozdysponowania w niniejszym konkursie, po zapoznaniu się z protokołem komisji konkursowej zawierającym informacje na temat ilości i jakości złożonych ofert.